Samenwerken op afstand? Zorg voor verbinding

Nu we gedwongen zijn om afstand van elkaar te nemen moeten we op zoek gaan naar nieuwe manieren om met elkaar in verbinding te staan. Niet alleen met familie en vrienden, maar ook met collega’s. Online vergaderen is de norm geworden. Dat kan prima, als er aan een belangrijke voorwaarde wordt voldaan: verbinding. Niet alleen de verbinding die het technisch mogelijk maakt om met elkaar te blijven werken. Maar ook: elkaar steunen en ruimte geven aan emoties in deze bijzondere tijd.

Nu investeren in online verbinding betekent ook offline sterker worden als team

Teamleiders die er nu voor kiezen om strak op de inhoud te blijven sturen verliezen uiteindelijk de verbinding met hun team. Online en offline. Want de manier waarop je nu aan relaties bouwt is bepalend voor hoe sterk je staat als team als thuiswerken niet meer nodig is. Als er binnen een team ruimte is om alles wat er speelt te kunnen bespreken komt dat het resultaat ten goede. De kans is groot dat een team zelfs nader tot elkaar komt door deze gezamenlijke ervaring. Daar is wel goed leiderschap voor nodig.

Zonder relatie geen resultaat

Gedwongen thuiswerken is soms lastig. Het is soms best even ongemakkelijk om online met elkaar te communiceren. Voordat je op een goede manier met elkaar aan de slag kunt, is het belangrijk dat iedereen de tijd en ruimte krijgt om te wennen aan de nieuwe situatie. Pas als iedereen zich veilig en betrokken voelt kan er goed en prettig worden samengewerkt. Benoem eerst het ongemak, bespreek onzekerheden en uitdagingen en ga dan pas verder met elkaar aan de slag.

Het belang van een goede onderlinge relatie

De laatste twee jaar heb ik scrumteams gecoacht die wereldwijd met elkaar samenwerkten. Wat mij opviel, is hoe belangrijk een gezonde onderlinge relatie is om goed samen te kunnen werken. Op het moment dat vertrouwen ontbrak, nam ook de betrokkenheid af en ontstonden er misverstanden. Hierdoor trokken mensen zich terug en stopte de communicatie. Vanzelfsprekend had dit ook invloed op de resultaten.

Tips om verbinding te krijgen en houden voor werken op afstand
Met een paar simpele tips maak je werken op afstand een stuk prettiger, makkelijker en relaxter. Uiteindelijk gaat het erom hoe jullie samen betekenis en vorm geven aan deze nieuwe werkelijkheid. Hier een aantal suggesties voor een prettige online werkrelatie:

• Start de dag met een korte stand-up. Vraag hoe het met iedereen gaat, waar teamleden mee bezig zijn en waar hulp bij nodig is. Zo besteed je in online meetings aandacht aan hoe iedereen zich voelt en breng in kaart wat de persoonlijke wensen en zorgen zijn van jouw teamleden.
• Vraag naar de omstandigheden waarin teamleden hun werk doen. Zijn er bijvoorbeeld kinderen thuis die onderwezen moeten worden of is er een familielid ziek?
• Vraag op welke manier jullie elkaar willen steunen
• Moedig mensen aan om vragen te stellen en met nieuwe ideeën te komen.
• Geef ruimte voor alle perspectieven.
• Toon begrip als het even anders loopt dan je gewend bent. Geef mensen de tijd om fouten te maken en ervan te leren.
  Stimuleer samenhang.

“Maak het team verantwoordelijk voor elkaars welzijn en welbevinden. Stel vragen als: “ Hoe lossen we dit samen op?”

• Oordeel niet te snel. Het is online soms moeilijker om non-verbaal in te schatten hoe iemand erbij zit. Controleer of jouw aannames kloppen en vat samen wat er is besproken: “ Heb ik het goed begrepen dat jij zegt dat….” is een toverzin.
  Verwaarloos niet het informele contact tussen teamleden
  Minstens zo belangrijk als formeel contact is informeel contact. Het praatje bij het koffiezetapparaat is net zo waardevol als een vergadering. Collega’s komen in een ontspannen sfeer nader tot elkaar en er is even ruimte voor ontspanning. Informeel contact werkt stressverlagend. Gelukkig zijn er prima oplossingen om ook digitaal even te ontspannen met collega’ s. Wat denk je van:

Een online work-out

Samen digitaal lunchen. Als je echte foodies in je team hebt kun je zelfs samen een bepaald recept uitproberen.
Bedenk een leuke challenge. Wie verschijnt er het grappigst verkleed op Zoom op casual friday?
Maak een informele Whatsapp groep aan voor de zaken die je anders bij het koffieapparaat deelt
Speel online samen in een spel
Haal de Airfryer uit de schuur en zet de bitterballen maar vast klaar, want een vrijmibo kan natuurlijk ook gewoon via Zoom of Google hand-out worden georganiseerd. Motto: bring your own!